개인정보처리방침

협동조합 소이랩은 공문관리 서비스 이용자의 개인정보와 Google 사용자 데이터를 필요한 범위에서 안전하게 처리합니다.

시행일 2026년 8월 29일

핵심 안내

Google 데이터는 수신공문 가져오기, 공문 발송, 마감 일정 등록에만 사용하며 판매, 광고, 신용평가 또는 범용 AI 모델 학습에 사용하지 않습니다.

1. 개인정보 처리자

협동조합 소이랩(이하 “소이랩”)은 소이랩 공문관리 서비스(이하 “서비스”)를 운영하며, 관련 개인정보 처리에 대한 책임을 집니다.

구분	처리 정보	이용 목적
구성원 인증	이메일 주소, 로그인 세션 정보	허용된 소이랩 구성원 확인, 서비스 접근 제어
공문 관리	공문 제목·본문·수신자·참조 이메일, 기안자·결재자 이름, 첨부파일, 문서번호와 발송 기록	공문 작성, PDF 확정, 보관 및 Gmail 발송
수신공문 관리	메일 제목, 발신자, 수신 시각, 메일 일반 텍스트 본문, 지원 형식의 첨부파일, 추출된 내용·할 일·마감일	최근 수신공문 가져오기, 문서 분석, 관리자 검토와 업무 관리
담당자와 알림	이름, 소속기관, 이메일, 전화번호, 문자·전화 발송 및 응답 상태	공문 수신 확인을 위한 문자·음성 안내와 처리 이력 관리
Google 연동	연결된 Google 계정 이메일, OAuth 토큰과 허용 범위, Gmail 메시지·스레드 ID, Calendar 이벤트 ID와 링크	연결 유지, 중복 처리 방지, Gmail 및 Calendar 기능 제공
업무 알림	수신공문 제목, 발신기관, 할 일, 담당자, 마감일, Calendar 링크	승인된 미완료 업무를 Slack 개인 메시지로 요약
서비스 운영	접속 시각, 오류 및 보안 로그 등 서비스 운영 과정에서 생성되는 정보	장애 대응, 보안 유지 및 서비스 개선

서비스는 Gmail 메일 전체를 상시 복제하지 않습니다. 관리자가 가져오기를 실행하면 최근 14일의 별표 메일 중 첨부파일이 있는 수신 메일을 조회하고, 지원 형식의 첨부파일이 있는 메일만 공문관리 대상으로 저장합니다.

서비스는 사용자가 Google OAuth 화면에서 명시적으로 승인한 다음 권한만 요청합니다.

권한	사용 목적
gmail.readonly	최근 받은편지함에서 첨부파일이 포함된 수신공문을 조회하고 사용자가 선택한 업무 흐름에 등록
gmail.send	사용자가 확정하고 발송을 지시한 공문 PDF와 첨부파일을 Gmail로 전송
calendar.events	관리자가 승인한 수신공문 마감 업무를 지정된 Google Calendar에 생성하거나 갱신

Google API 제한적 사용 준수

Google Workspace API에서 받은 정보의 사용은 Google API 서비스 사용자 데이터 정책과 제한적 사용 요건을 준수합니다.

서비스 제공을 위해 아래 외부 서비스를 사용합니다. 각 서비스는 기능 제공 과정에서 필요한 범위의 정보만 처리합니다.

서비스	이용 목적 및 처리 범위
Google OAuth, Gmail, Calendar	Google 계정 연결, 수신 첨부파일 조회, 공문 발송, 일정 등록
Supabase	구성원 인증, 업무 데이터베이스 및 비공개 문서 파일 저장
Vercel	웹 애플리케이션 호스팅, 서버 실행 및 운영 로그 처리
Slack	승인된 수신공문 마감 업무의 개인 메시지 알림
SOLAPI	담당자에게 공문 수신 확인 문자와 음성 안내 발송, 전송 상태 확인

외부 서비스의 데이터 처리에는 각 사업자의 개인정보처리방침과 서비스 약관이 함께 적용될 수 있습니다.

Google OAuth 토큰은 Google 계정 연결을 유지하는 동안 보관하며, 서비스의 “Gmail 연결 해제”를 실행하면 서비스 데이터베이스에서 삭제합니다.
공문, 첨부파일, 담당자 정보와 처리 이력은 공문관리 업무 수행과 기록 보존에 필요한 동안 보관합니다.
정보주체가 삭제를 요청하거나 처리 목적이 달성되어 더 이상 보관할 필요가 없으면 관련 법령상 보존 의무가 없는 한 지체 없이 삭제합니다.
전자 파일은 복구하기 어려운 방식으로 삭제하며, 외부 서비스의 백업 데이터는 해당 서비스의 백업 주기에 따라 순차적으로 삭제될 수 있습니다.

이용자는 자신의 개인정보에 대한 열람, 정정, 삭제, 처리정지 및 동의 철회를 요청할 수 있습니다.

Google 연결 철회: 공문관리의 “Gmail 연결 해제”를 사용하거나 Google 계정의 서드 파티 연결 관리 화면에서 접근 권한을 삭제합니다.
공문·첨부파일·담당자 정보의 열람 또는 삭제: soilabcoop@gmail.com으로 대상 정보와 요청 내용을 보냅니다.
소이랩은 요청자의 권한을 확인한 후 관련 법령이 정한 범위에서 요청을 처리하고 결과를 안내합니다.

서비스는 구성원 로그인 상태와 보안을 유지하기 위해 필수 세션 쿠키를 사용합니다. 이 쿠키는 광고나 이용자 추적을 위한 것이 아니며, 브라우저에서 쿠키를 차단하면 로그인이 정상적으로 동작하지 않을 수 있습니다.

기능, 법령 또는 처리 방식이 변경되면 이 방침을 수정할 수 있으며 중요한 변경은 서비스 화면 또는 적절한 방법으로 안내합니다.